Запись приветствия для АТС: лайфаки и советы

Не загружайте клиентов слишком большим количеством информации в самом начале текста. Напишите текст предельно кратко и четко. Информацию усвоят гораздо лучше, если ее разбить на части и смикшировать с музыкой.

Следующие приветствия должны быть самыми яркими и запоминающимися. Включите сюда интересную для звонящего информацию, чтобы он наверняка остался на линии.

Например, если ваша компания проводит ежегодное мероприятие или какую-либо акцию, предлагает бесплатный журнал и т. д., позаботьтесь о том, чтобы именно эта информация присутствовала в самом начале.

Вы можете сказать что-то вроде:

Всегда старайтесь рассказать о том, что может вызвать интерес у клиентов. Замотивируйте их остаться на линии. Лучше рассказать звонящему о том, что вы предлагаете 15 %-ю скидку по выходным, нежели неоднократно благодарить за ожидание.

Укрепите доверие к вашему бренду, дайте клиенту полезную и качественную информацию. Вот несколько идей, как это можно сделать:

После 1,5-2 минут ожидания клиента на линии будет весьма кстати сказать:

Или предложить некую альтернативу.

Как часто вы просите клиентов остаться на линии? Если это происходит нечасто, то вам будет достаточно создать только одну запись автоответчика.

Если же ваши клиенты звонят часто, то стоит обновлять автоответчик несколько раз в год, либо сразу сделать несколько различных вариантов. Тогда вы сможете их регулярно чередовать, чтобы разнообразить приветствия. Это даст ощущение, что вы действительно заботитесь о том, чтобы сделать их ожидание как можно более комфортным. Особенно это будет заметно, если вы поменяете не только текст, но и музыку автоответчика.

Смело чередуйте разные голоса, комбинация женского и мужского голоса – хороший прием.

Лучше всего иметь несколько вариантов голосового приветствия. Люди быстро теряют интерес, поэтому перечислять каждый магазин либо отдел не самая лучшая идея. Представьте себя на месте клиента: для чего он звонит в вашу компанию? Чтобы приобрести товары? Получить информацию? Подать жалобу?

Рекомендуем максимум 3-4 основных варианта голосового приветствия. Если вы считаете, что необходимо 7-8 вариантов, смело сокращайте до 3-4.

Помните, что необходимо сделать несколько вариантов записи голосового меню, чтобы удержать потенциального клиента на линии, и он мог бы дойти до нужного ему отдела как можно быстрее.

Постарайтесь, чтобы все звучало просто и дружелюбно. Работайте с профессиональными дикторами. Ваша компания будет выглядеть авторитетно и вызовет доверие к себе.

Подумайте над тем, какой именно диктор вам подходит. Какое впечатление вы хотите произвести на своих клиентов? Какой вы хотите, чтобы клиент запомнил вашу компанию? Кто ваша целевая аудитория?

Очень важно подобрать диктора так, чтобы получилось установить связь с клиентами. Вам не нужен зрелый голос, если целевая аудитория компании – молодые люди 18-25 лет, и, соответственно, не стоит использовать молодой голос, если у вас юридическая компания.

Люди не любят ждать, однако вы можете их развлечь во время ожидания либо рассказать важную информацию о вашей компании, услугах и товарах. Если же вы просите клиента оставаться на линии и при этом звучит тишина, это приведет к тому, что он просто положит трубку. Дайте ему что-то, что удержит его внимание.

Музыка помогает клиентам во время ожидания. Убедитесь, что у трека есть лицензия на использование. В противном случае вы нарушаете авторские права.

Выбирайте такую музыку для автоответчика, лицензию на которую нужно приобрести лишь один раз, после чего вы сможете использовать ее неоднократно в рамках одного коммерческого проекта.

Внимательно подходите к выбору музыки. Вкусы у всех разные. К примеру, хип-хоп-трек может оттолкнуть некоторых ваших клиентов. Лучше использовать спокойную музыку.

Как и при выборе диктора, чтобы подобрать подходящую музыку для автоответчика, желательно руководствоваться тем, какое именно впечатление вы хотите произвести на ваших клиентов. К примеру, для ночного клуба вполне приемлемо использовать танцевальный трек, но в случае с юридической фирмой этого делать не стоит.

Благодарить за ожидание – это хорошая идея, но не стоит этого делать каждые пять секунд! На многих автоответчиках музыка играет по кругу. Я предлагаю вам поставить сообщение со «спасибо за ожидание» в начале и в середине. Подобные паузы в 20-30 секунд не слишком отвлекают внимание от музыки, зато напоминают вашему клиенту, что вы заботитесь о нем.

Я твердо убежден в том, что в автоответчике к голосу диктора необходимо добавлять музыку. Порой когда звонишь в некоторые компании, музыка играет в течение 10 секунд до самого сообщения, и тебя благодарят за ожидание. И так каждые 10 секунд музыку прерывает голос и благодарит за ожидание.

Тут есть два момента, которые мне не нравятся.

Во-первых, во время голосового сообщения музыку следует просто приглушать, делать тише. Если же музыку прервать, это вызовет у клиента ложное ощущение, что ему сейчас ответят. И так каждый раз. Музыка останавливается, и вы думаете, что все, сейчас вам ответят, а потом понимаете, что это не так!

Во-вторых, не стоит благодарить клиента за ожидание каждые пять секунд. Делайте это периодически, но лучше всего просто дополнять разнообразные сообщения тем, что вы благодарите вашего клиента за терпение и ожидание. Говорите клиенту все что угодно: сообщайте ему информацию о ваших товарах и услугах – но только не одно и то же предложение подряд снова и снова.

Интервалы между такими записями приветствия для АТС зависят от скорости выбранной вами музыки и длины самих сообщений. Здесь лучше всего доверять интуиции, ощущениям и делать интервалы в соответствии с музыкой.

Автоответчик может быть идеальным способом рекламы и каналом связи для вас и вашей компании, т. к. здесь вы можете обратиться непосредственно к вашей целевой аудитории. Расскажите им о тех услугах, о которых еще никто не знает, последних предложениях, дайте им полезную информацию.